Validierung ist ein zentraler Bestandteil des elektronischen Rechnungsaustauschs. Sie umfasst die Prüfung von Syntax, Dateninhalten, Konsistenz, Profilvorgaben und Geschäftsregeln und schafft die Grundlage dafür, dass E-Rechnungen verarbeitet, eingeordnet und automatisiert genutzt werden können. Je nach Kontext greifen verschiedene Ebenen ineinander – von der technischen Lesbarkeit über EN 16931 und nationale oder branchenspezifische Profile bis zur Transportvalidierung, etwa in Netzwerken wie Peppol.

Auch die Finanzverwaltung misst der Validierung erhebliche Bedeutung bei. Anforderungen an Format und Geschäftsregeln können durch geeignete Validierungsanwendungen überprüft werden. Bei Beachtung der kaufmännischen Sorgfaltspflichten kann sich ein Unternehmer insoweit auf deren technisches Ergebnis verlassen. Zum Nachweis bietet sich die Aufbewahrung des Validierungsberichts an. Damit wird Validierung zu einem wesentlichen Bestandteil ordnungsgemäßer E-Rechnungsprozesse – im Ausgang wie im Eingang. Sie ersetzt nicht die fachliche Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit, unterstützt diese aber durch nachvollziehbare Prüfergebnisse.

Für Unternehmen, Softwareanbieter, öffentliche Stellen, Intermediäre und Berater ergibt sich daraus eine gemeinsame Aufgabe: Validierung darf nicht als isolierter technischer Prüfschritt verstanden werden. Sie muss in Erstellung, Eingang, Archivierung, Fehlerbehandlung, Monitoring und Prozesssteuerung eingebettet werden. So lassen sich Medienbrüche, Nacharbeiten, unklare Ablehnungen und rechtliche Risiken reduzieren.

Das Kompetenz-Center „Validierung“ analysiert Regelwerke, Prüfmechanismen und reale Validierungsergebnisse. Ziel ist ein gemeinsames Verständnis belastbarer Qualitätsanforderungen, das Fehlerquellen sichtbar macht und praxistaugliche Empfehlungen für Marktteilnehmer ermöglicht. Die Mitarbeit richtet sich an Organisationen und Fachleute, die E-Rechnungen erstellen, empfangen, prüfen, übertragen, archivieren oder in Softwarelösungen abbilden. Mitwirkende können Erfahrungen einbringen, Auslegungsfragen einordnen und an konsistenten Qualitätsstandards für den europäischen E-Rechnungsaustausch arbeiten. Im Mittelpunkt steht nicht die Interessenvertretung einzelner Anbieter, sondern die gemeinsame fachliche Arbeit an nachvollziehbaren und belastbaren Validierungsprozessen.

Zentrale Schwerpunkte

Systematisierung von Validierungsanforderungen und Regelwerken

Bewertung von Validierungsmechanismen entlang digitaler Prozessketten

Einordnung von Validierungsebenen: Syntax, Semantik, Geschäftslogik, Profil- und Transportanforderungen

Auswertung realer Validierungsergebnisse zur Identifikation typischer Fehlerquellen

Ableitung belastbarer Strategien für Fehlerbehandlung und Prozesssicherheit

Fachlicher Austausch zu offenen Auslegungsfragen und zur Weiterentwicklung von Qualitätsanforderungen

Mitwirkung an einem gemeinsamen Verständnis geeigneter Validierungs- und Nachweisprozesse